Ekipte beş, on, belki yirmi kişi var. Biri temmuzda iki hafta izin istiyor, öbürü "geçen yıldan kalan günlerim vardı" diyor, mali müşaviriniz de yıl sonunda kullanılmayan izinleri soruyor. Bu soruların cevabı bir defterin kenarında ya da hafızada duruyorsa, er geç bir gün eksik ya da fazla yazılır. İzin takip Excel şablonu, küçük bir ekip için bu bilgiyi düzenli tutmanın en hızlı başlangıcıdır.
Bu yazıda izin takibinin yasal dayanağını, Excel'de adım adım bir şablonun nasıl kurulacağını, işinize yarayacak formülleri ve Excel'in nerede yetersiz kaldığını anlatıyoruz.
İzin takibi neden önemli?
İzin takibi yalnızca "kim ne zaman tatilde" sorusunun cevabı değildir. Üç somut işe yarar:
- Bordro: Yıllık izin ücretli bir izindir; ama ücretsiz izin, rapor ve devamsızlık bordroda ücretli günden düşer. Hangi günün hangi izin türü olduğu karışırsa bordro da yanlış çıkar. Bordro hesabının adımları için bordro nasıl hesaplanır? yazımıza bakabilirsiniz.
- Fesih anındaki hesap: 4857 sayılı İş Kanunu'nun 59. maddesine göre iş sözleşmesi sona erdiğinde, çalışanın hak kazanıp kullanmadığı yıllık izin günlerinin ücreti ödenir. Kalan gün sayısını bilmiyorsanız bu ödemeyi doğru yapamazsınız.
- Ekip planı: Aynı hafta üç kişinin izne çıkması, küçük bir ekipte işin durması demektir. Tek bir tablo, çakışmaları önceden gösterir.
İzin kaydı tutmak zorunlu mu?
Evet. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği'nin 20. maddesine göre işveren, çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren ve örneği Yönetmeliğe ekli olan yıllık izin kayıt belgesini tutmak zorundadır. Aynı madde, bu takibin aynı esaslara göre düzenlenecek bir izin defteri veya kartoteks sistemiyle de yapılabileceğini söyler. Yani kaydın şekli serbesttir; Excel ya da bir program kullanabilirsiniz, yeter ki aynı bilgileri içersin.
Yönetmeliğin 4. maddesi de her işçinin yıllık izne hak kazandığı tarihin bu kayıt belgesine yazılmasını ister. Tam metin: Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, ÇSGB.
Yıllık izin süreleri: şablona girecek kurallar
Şablonun hesaplayacağı gün sayıları İş Kanunu'nun 53. maddesinden gelir. İşyerinde deneme süresi dahil en az bir yıl çalışan işçiye verilecek yıllık ücretli izin süresi şöyledir:
| Hizmet süresi | Yıllık izin (en az) |
|---|---|
| 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) | 14 gün |
| 5 yıldan fazla, 15 yıldan az | 20 gün |
| 15 yıl (dahil) ve daha fazla | 26 gün |
Aynı maddeye göre 18 ve daha küçük yaştaki işçilerle 50 ve daha yukarı yaştaki işçilere verilecek izin 20 günden az olamaz. Bu süreler asgaridir; iş sözleşmesi ya da toplu sözleşmeyle artırılabilir. Kanunun tam metni: 4857 sayılı İş Kanunu, mevzuat.gov.tr.
Şablon kurarken bilmeniz gereken diğer kurallar:
- İzin süresine denk gelen ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izinden sayılmaz (İş Kanunu m.56).
- İzin, tarafların anlaşmasıyla bölünebilir; ancak bölümlerden biri 10 günden az olamaz (m.56).
- İznini işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek çalışan isterse ve belgelerse, işveren gidiş-dönüş için toplam dört güne kadar ücretsiz yol izni vermek zorundadır (m.56).
- Ücretli veya ücretsiz diğer izinler ve hastalık izinleri yıllık izinden düşülemez (Yönetmelik m.6).
- Hak ediş süresinin ayrıntıları için yıllık izin hakedişi nasıl hesaplanır? yazımıza bakabilirsiniz.
İzin takip şablonunda hangi sayfalar olmalı?
Tek sayfalık bir tablo ilk ay işe yarar, ama birkaç ay sonra karışır. Üç sayfalı bir yapı daha sağlamdır:
- Personel sayfası: Ad soyad, departman, işe giriş tarihi, doğum yılı ve önceki yıldan devreden izin günü.
- İzin hareketleri sayfası: Her izin bir satır: çalışan, izin türü, başlangıç tarihi, bitiş tarihi, gün sayısı, onaylayan, onay tarihi ve not (ör. yol izni).
- Özet sayfası: Her çalışan için kıdem yılı, hak edilen gün, kullanılan gün ve kalan gün.
İzin türleri için açılır liste kullanın: Yıllık izin, Mazeret izni, Ücretsiz izin, Rapor, Yol izni. Mazeret izinlerinin süreleri için mazeret izinleri kaç gün? rehberimize bakabilirsiniz.
Adım adım: Excel'de izin takip şablonu
Aşağıdaki formüller Türkçe Excel içindir. İngilizce Excel kullanıyorsanız işlev adları farklıdır (ör. EĞERSAY yerine COUNTIF) ve noktalı virgül yerine virgül kullanılabilir.
1. Personel sayfasını kurun
A sütununa ad soyad, B'ye departman, C'ye işe giriş tarihi, D'ye doğum yılı, E'ye devreden gün yazın. Tarih sütununu "Tarih" biçimine çevirin; metin olarak girilen tarihler formülleri bozar.
2. Kıdem yılını hesaplayın
F sütununa tamamlanan hizmet yılını yazdırın:
=ETARİHLİ(C2;BUGÜN();"y")
Bu formül işe giriş tarihinden bugüne kadar tamamlanan yıl sayısını verir.
3. Hak edilen yıllık izni hesaplayın
G sütununa 53. maddedeki basamakları yazın:
=EĞER(F2<1;0;EĞER(F2<=5;14;EĞER(F2<15;20;26)))
18 yaş altı ve 50 yaş üstü çalışanlar için en az 20 gün kuralını ayrıca kontrol edin. Örneğin H sütununda yaşı hesaplayıp hak edilen günü =EĞER(VE(F2>=1;YA_DA(H2<=18;H2>=50));MAK(G2;20);G2) ile düzeltebilirsiniz.
4. İzin gün sayısını otomatik sayın
İzin hareketleri sayfasında, başlangıç (C) ve bitiş (D) tarihleri arasındaki iş günlerini saydırın:
=TAMİŞGÜNÜ.ULUSL(C2;D2;1;Tatiller!A:A)
Buradaki 1, cumartesi ve pazarı hafta sonu sayar. İşyerinizde cumartesi çalışılıyorsa yalnızca pazarı hafta sonu saymak için 11 kullanın. "Tatiller" adlı ayrı bir sayfaya o yılın resmi tatil tarihlerini girin; böylece genel tatiller izinden düşmez.
5. Kullanılan ve kalan izni bulun
Özet sayfasında her çalışan için kullanılan yıllık izni toplayın:
=ÇOKETOPLA(Hareketler!E:E;Hareketler!A:A;A2;Hareketler!B:B;"Yıllık izin")
Kalan izin = hak edilen + devreden − kullanılan. Kalan gün eksiye düşerse hücreyi koşullu biçimlendirmeyle kırmızı yapın.
6. Onay ve arşiv
Her satıra onaylayan kişiyi ve tarihi yazın. Yönetmeliğin 7. maddesine göre çalışan, yıllık iznini kullanmak istediği tarihten en az bir ay önce işverene yazılı olarak bildirir. Bu yazılı talepleri ve imzalı izin formlarını özlük dosyasında saklayın.
Örnek: izin özeti tablosu
Aşağıdaki tablo örnek veridir; gerçek bir şirkete ait değildir.
| Çalışan | Kıdem (yıl) | Hak edilen | Devreden | Kullanılan | Kalan |
|---|---|---|---|---|---|
| Çalışan A | 2 | 14 | 3 | 10 | 7 |
| Çalışan B | 7 | 20 | 0 | 12 | 8 |
| Çalışan C | 16 | 26 | 5 | 20 | 11 |
| Çalışan D | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Çalışan D henüz bir yılını doldurmadığı için yıllık izne hak kazanmamıştır. Bu kişiye yıllık izinden mahsup edilmeyecek şekilde ücretsiz izin ya da işverenin vereceği ek bir izin tanımlanabilir; bunu sözleşmeyle netleştirin.
İzin takibinde en sık yapılan 5 hata
- Hafta tatillerinin ve genel tatillerin izinden düşülmesi: Pazartesi başlayıp ertesi pazartesi biten bir izinde pazar günü izin gününe eklenmez.
- Hak ediş tarihinin yazılmaması: Yönetmelik, hak kazanılan tarihin kayda yazılmasını ister. Sadece "kalan gün" tutmak yetmez.
- Raporun yıllık izinden düşülmesi: Hastalık izni yıllık izne mahsup edilemez.
- Formüllerin kopyalanırken bozulması: Her yıl dosya kopyalandıkça hücre referansları kayar. Formüllü hücreleri kilitleyin.
- Talebin yazılı alınmaması: Sözlü onaylanan izin, ileride ispat sorunu doğurur.
Excel ne zaman yetmez?
Beş kişiye kadar bir ekipte Excel şablonu çoğu zaman yeterlidir. Ekip büyüdükçe sorunlar başlar: talepler WhatsApp ve e-postayla gelir, dosyanın güncel sürümü belli olmaz, izinler puantaja ve bordroya elle taşınır. Puantajın nasıl tutulduğu için puantaj cetveli nasıl hazırlanır? yazımıza bakabilirsiniz.
Defterly İK izinleri puantaj ve bordroyla aynı yerde tutar:
- İzin talepleri: Çalışanlar izin talebini kendi panolarından oluşturur, siz bekleyen talepleri tek panelden onaylar ya da reddedersiniz.
- Ekip takvimi: İzin talebi olan günler takvimde işaretlenir; kimin ne zaman izinde olduğu görünür.
- İK ayarları: İzin türleri ve izin politikası, kişi bazlı yetkiler ve puantaj ayarları tek yerden yönetilir.
- Puantajdan bordroya: Puantajı işaretleyip bordro dönemini oluşturursunuz.
- Excel'den aktarım: Mevcut personel listenizi sütunları eşleştirerek aktarırsınız.
İlk 5 çalışan için süre sınırı olmadan ücretsizdir, sonrası çalışan başına aylık ₺29 (lansman fiyatı). Ayrıntılar: Defterly İK.
Sık sorulan sorular
İzin takibi Excel'de tutulabilir mi?
Evet. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği'nin 20. maddesi işverenin yıllık izin kayıt belgesi tutmasını zorunlu tutar, ama bu takibin aynı esaslara göre bir izin defteri veya kartoteks sistemiyle yapılmasına da izin verir. Excel tablosu, gerekli bilgileri içerdiği sürece bu kaydı tutmanın bir yoludur.
Yıllık izin kaç gün?
İş Kanunu'nun 53. maddesine göre hizmet süresi 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) olanlara 14 gün, 5 yıldan fazla 15 yıldan az olanlara 20 gün, 15 yıl ve daha fazla olanlara 26 gün izin verilir. 18 yaş ve altı ile 50 yaş ve üstü çalışanların izni 20 günden az olamaz.
Excel'de kalan izin nasıl hesaplanır?
Kalan izin, hak edilen gün ile önceki yıldan devreden günün toplamından kullanılan günler çıkarılarak bulunur. Kullanılan günleri toplamak için Türkçe Excel'de ÇOKETOPLA işlevi, iş günü saymak için TAMİŞGÜNÜ.ULUSL işlevi kullanılabilir.
Hafta sonu ve resmi tatiller izinden düşülür mü?
Hayır. İş Kanunu'nun 56. maddesine göre izin süresine rastlayan ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz. Cumartesi işyerinizde iş günüyse izin gününden sayılır; bu yüzden şablondaki hafta sonu ayarını kendi çalışma düzeninize göre seçin.
Yıllık izin bölünerek kullanılabilir mi?
Evet, tarafların anlaşmasıyla bölünebilir. Ancak İş Kanunu'nun 56. maddesine göre bölümlerden biri 10 günden az olamaz. İşveren izni tek taraflı olarak bölemez.
Kullanılmayan izinler ne olur?
İş sözleşmesi herhangi bir nedenle sona erdiğinde, çalışanın hak kazanıp kullanmadığı yıllık izin günlerinin ücreti, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücreti üzerinden ödenir (İş Kanunu m.59). Bu yüzden kalan gün sayısını her ay güncel tutmak önemlidir.
İzin takibi zor bir iş değil, düzen isteyen bir alışkanlıktır. Hak ediş tarihini yazın, her izni ayrı bir satıra işleyin, tatilleri formülle düşün ve yazılı talepleri arşivleyin. Böylece hem yasal kaydınız hem de bordronuz aynı doğru bilgiye dayanır.
İzin talebini çalışanın kendisi oluştursun, sen tek tıkla onayla. İzinler, puantaj ve bordro Defterly İK'da bir arada. İlk 5 çalışan ücretsiz, kredi kartı gerekmez. Ücretsiz başla →