Yeni bir çalışanla anlaştınız, pazartesi başlıyor. Cuma akşamı aklınıza gelen soru genellikle şudur: "SGK girişini ne zaman yapmam gerekiyordu?" Cevap çoğu işyeri için nettir: çalışma başlamadan önce. Pazartesi sabahı ilk iş yapılan bildirim, kanunun aradığı süreyi zaten kaçırmış olabilir.
Bu yazıda işe giriş evraklarını "ne zaman" sorusuna göre sıralıyoruz: işe başlamadan önce yapılacaklar, ilk gün tamamlanacaklar ve ilk iki ay içinde kapatılacak işler. Ardından SGK işe giriş bildirgesinin süresini, istisnalarını, nasıl verildiğini ve geç verilmesinin cezasını resmî kaynaklara dayanarak anlatıyoruz.
İşe giriş evrakları 2026: kısa liste
Özlük dosyasının çekirdeğini oluşturan belgeler 2026'da da değişmedi. Kısaca:
- İş sözleşmesi (veya yazılı çalışma koşulları belgesi)
- Kimlik fotokopisi
- SGK işe giriş bildirgesi çıktısı
- İkametgâh belgesi (tebligat adresi için)
- Diploma / öğrenim belgesi (işin gerektirdiği hallerde)
- İşe giriş sağlık raporu (tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde işe başlamadan önce şart)
- Vesikalık fotoğraf
- KVKK aydınlatma metni (çalışana verildiğine dair imzalı nüsha)
- İşin niteliğine göre: adli sicil kaydı (yalnızca işin gerektirdiği hallerde), sürücü belgesi, mesleki yeterlilik belgesi, yabancı çalışanlar için çalışma izni
Her belgenin neden gerekli olduğunu, ne kadar saklanacağını ve KVKK açısından hangilerinin "herkesten" istenmemesi gerektiğini özlük dosyasında bulunması gereken belgeler rehberimizde ayrıntılı anlattık. Bu yazının konusu listeden çok sıralama.
İşe başlamadan önce yapılacaklar
Bu üç adım çalışan işe başlamadan tamamlanmalıdır. Sonraya bırakıldığında ya ceza ya da ispat sorunu doğar.
1. SGK işe giriş bildirgesini verin
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nun 8. maddesine göre işveren, hizmet akdiyle çalışacak kişiyi sigortalılık başlangıç tarihinden önce sigortalı işe giriş bildirgesiyle SGK'ya bildirmek zorundadır. Sigortalılık, kanunun 7. maddesine göre çalışmaya başlanan tarihte başlar. Yani pazartesi başlayacak bir çalışanın bildirgesi, en geç pazar gününe kadar verilmiş olmalıdır. Bildirim internet üzerinden yapıldığı için hafta sonu da verilebilir.
2. Sağlık raporu gerekiyorsa önceden alın
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'nun 15. maddesi, işverenin çalışanların işe girişlerinde sağlık muayenesini yaptırmasını zorunlu tutar. Aynı maddeye göre tehlikeli ve çok tehlikeli sınıftaki işlerde çalışacak kişiler, işe uygun olduklarını gösteren sağlık raporu olmadan işe başlatılamaz. Rapor işyeri hekiminden alınır; 50'den az çalışanı olan ve az tehlikeli işyerlerinde aile hekimi gibi kamu sağlık hizmeti sunucularından da alınabilir.
3. İSG eğitimini planlayın
6331 sayılı Kanun'un 17. maddesine göre iş sağlığı ve güvenliği eğitimi özellikle işe başlamadan önce verilir. Mesleki eğitim zorunluluğu bulunan tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde, bu eğitimi belgeleyemeyen kişi çalıştırılamaz.
İlk gün tamamlanacak evraklar
Çalışan geldiğinde masasına bir dosya değil, kısa bir kontrol listesi koyun:
| Evrak | İlk gün ne yapılır? |
|---|---|
| İş sözleşmesi | İki nüsha imzalanır, bir nüsha çalışana verilir |
| Kimlik ve ikametgâh | Fotokopi/çıktı alınır, bilgiler bildirgeyle karşılaştırılır |
| KVKK aydınlatma metni | Çalışana verilir, alındığına dair imza alınır |
| Zimmet tutanağı | Bilgisayar, telefon, kart gibi teslimler kayda geçer |
| Diploma ve sertifikalar | Görevin gerektirdiği belgelerin kopyası alınır |
| SGK bildirge çıktısı | Özlük dosyasına konur |
Zimmet konusunu ayrıca ele aldık: zimmet takibi nasıl yapılır?
İş sözleşmesi yazılı olmak zorunda mı?
4857 sayılı İş Kanunu'nun 8. maddesine göre iş sözleşmesi kural olarak özel bir şekle tabi değildir. Ancak süresi bir yıl veya daha uzun olan sözleşmelerin yazılı yapılması zorunludur. Yazılı sözleşme yapılmadıysa işveren, en geç iki ay içinde çalışma koşullarını, çalışma süresini, temel ücreti, ücret ödeme dönemini ve fesih hükümlerini gösteren yazılı bir belge vermek zorundadır. Uygulamada en güvenli yol, ilk gün yazılı sözleşme imzalamaktır.
İlk iki ay içinde kapatılacak işler
- Deneme süresi: Sözleşmeye deneme kaydı konduysa bu süre İş Kanunu'nun 15. maddesine göre en çok iki ay olabilir (toplu iş sözleşmesiyle dört aya kadar uzatılabilir). Deneme süresi bildirgenin verilme zamanını değiştirmez; deneme süresindeki çalışan da ilk günden sigortalıdır.
- Yazılı çalışma koşulları belgesi: Sözleşme yazılı yapılmadıysa iki aylık süre içinde verilir.
- İlk bordro: Çalışanın ilk ayı, işe giriş tarihine göre kıst (eksik gün) hesaplanır. Brütten nete hesap adımları için bordro nasıl hesaplanır? yazımıza bakabilirsiniz.
- İzin kaydının başlatılması: Yıllık izin hakkı işe giriş tarihinden itibaren saymaya başlar. Bu tarihi doğru kaydetmek, ileride hakediş hesabını kolaylaştırır: yıllık izin hakedişi nasıl hesaplanır?
SGK işe giriş bildirgesi: süre ve istisnalar
Genel kural "çalışma başlamadan önce" olsa da 5510 sayılı Kanun'un 8. maddesi bazı durumlarda ek süre tanır. Bu sürelerde verilen bildirge, başlangıçtan önce verilmiş sayılır:
| Durum | Bildirgenin son verilme zamanı |
|---|---|
| Genel kural (özel sektör işyerlerinin çoğu) | Çalışma başlamadan önce |
| İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerleri | En geç çalışmaya başlatıldığı gün |
| SGK'ya ilk kez işyeri bildirgesi verilen işyerleri | İlk kez sigortalı çalıştırılan tarihten itibaren bir ay içinde başlayanlar için, bu bir aylık sürenin sonuna kadar |
| Yabancı ülkelere sefer yapan ulaştırma araçlarına sefer sırasında alınanlar | Aynı bir aylık süre içinde |
Yeni kurulan bir şirket ilk çalışanlarını işe alıyorsa üçüncü satır önemlidir. Ancak bu ek süre yalnızca ilk sigortalı çalıştırılan tarihten sonraki bir ay için geçerlidir. Sonrasında genel kural uygulanır.
SGK işe giriş bildirgesi nasıl verilir?
Bildirge SGK'nın internet üzerinden sunduğu e-Sigorta sistemiyle verilir. Genel akış şöyledir:
- İşyeri sicil numarası ve SGK'dan alınan kullanıcı bilgileriyle SGK Sigortalı İşe Giriş uygulamasına giriş yapılır.
- Çalışanın T.C. kimlik numarası ve işe başlama tarihi girilir.
- Sigortalılık türü, görev (meslek kodu) ve varsa kısmi süreli çalışma gibi bilgiler seçilir.
- Bildirge onaylanır, çıktısı alınır ve özlük dosyasına konur.
Çoğu işyerinde bu işlemi mali müşavir yapar. Bu durumda işverenin görevi, işe başlama tarihini ve çalışan bilgilerini en az bir iş günü önceden mali müşavire iletmektir. Bildirimin gecikmesi, sorumluluğu işverenden kaldırmaz.
Meslek kodu neden önemli?
Bildirgede ve sonraki aylık bildirimlerde çalışanın fiilen yaptığı işe uygun meslek adı ve kodu kullanılmalıdır. 5510 sayılı Kanun'un 102. maddesi, gerçeğe aykırı meslek kodu bildirimini de ayrıca idari para cezasına bağlar.
İşe giriş bildirgesi geç verilirse ceza ne?
5510 sayılı Kanun'un 102. maddesine göre cezalar her bir sigortalı için ve asgari ücret üzerinden hesaplanır:
| Durum | İdari para cezası |
|---|---|
| Bildirge süresinde ya da belirlenen şekilde verilmezse | Her sigortalı için asgari ücret tutarında |
| Bildirgenin verilmediği denetim, mahkeme kararı veya kamu kurumlarından gelen bilgiyle anlaşılırsa | Her sigortalı için asgari ücretin iki katı |
| Bu tespitten sonra bir yıl içinde aynı şekilde tekrar tespit edilirse | Her sigortalı için asgari ücretin beş katı |
İndirim imkânları (aynı madde):
- Bildirgeyi süre geçtikten sonra kendiliğinizden 30 gün içinde verir ve ceza tebliğinden itibaren 15 gün içinde öderseniz, ceza dörtte bir oranında uygulanır. Bu indirim denetim veya mahkeme kararıyla tespit edilen durumlarda geçerli değildir.
- İtiraz etmeden ya da dava açmadan önce, tebliğden itibaren 15 gün içinde peşin ödenen cezanın dörtte üçü tahsil edilir.
Ceza ödenmesi bildirge verme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Eksik bildirge yine verilmelidir.
Defterly İK ile işe giriş süreci nasıl kolaylaşır?
SGK bildirgesini e-Sigorta'dan siz veya mali müşaviriniz verirsiniz. Defterly İK bu adımın etrafındaki düzeni kurar:
- Personel profili ve özlük belgeleri: İletişim bilgileri, görev ve özlük belgeleri aynı profilde durur. İşe giriş evraklarını çalışanın profiline yüklersiniz.
- Çalışan daveti: Yeni çalışana davet e-postası gönderilir, şifresiz girişle kendi panosuna ulaşır. Kendi belgelerini ve bordrosunu görüntüleyebilir, izin taleplerini oluşturabilir.
- Puantajdan bordroya: İlk ayın puantajını işaretleyip bordro dönemini oluşturursunuz. Brüt, kesinti ve net ödeme bir arada görünür.
- Excel'den aktarım: Mevcut ekibinizi personel listenizle toplu aktarırsınız.
- Rol bazlı erişim: Maaş gibi hassas alanları yalnızca yetkili roller görür.
İlk 5 çalışan için süre sınırı olmadan ücretsizdir, sonrası çalışan başına aylık ₺29 (lansman fiyatı). Ayrıntılar: Defterly İK.
Sık sorulan sorular
SGK işe giriş bildirgesi ne zaman verilir?
Genel kural olarak çalışma başlamadan önce, yani en geç işe başlanan günden bir önceki gün verilir. İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde en geç çalışmaya başlanan gün verilebilir. SGK'ya ilk kez işyeri bildirgesi veren işyerlerinde, ilk sigortalı çalıştırılan tarihten itibaren bir ay içinde başlayanlar için bu bir aylık sürenin sonuna kadar süre vardır.
İşe giriş bildirgesi hafta sonu verilebilir mi?
Evet. Bildirge SGK'nın e-Sigorta sistemi üzerinden internetten verildiği için hafta sonu da gönderilebilir. Pazartesi başlayacak bir çalışanın bildirgesini cuma günü ya da hafta sonu vermek güvenli yoldur.
Deneme süresindeki çalışan için de SGK girişi yapılır mı?
Evet. Deneme süresi bildirge zorunluluğunu ertelemez. Deneme süreli sözleşmeyle çalışan da ilk günden sigortalıdır ve bildirgesi çalışma başlamadan önce verilmelidir. Deneme süresi en çok iki aydır.
İşe giriş bildirgesi geç verilirse ceza ne kadar?
Her bir sigortalı için asgari ücret tutarında idari para cezası uygulanır. Durum denetimde veya başka bir kurumdan gelen bilgiyle ortaya çıkarsa ceza asgari ücretin iki katıdır. Bildirgeyi kendiliğinizden 30 gün içinde verip cezayı tebliğden itibaren 15 gün içinde öderseniz ceza dörtte bir oranında uygulanır.
İşe giriş için hangi evraklar istenir?
Çekirdek liste: iş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, SGK işe giriş bildirgesi, ikametgâh belgesi, vesikalık fotoğraf, KVKK aydınlatma metni ve işin gerektirdiği hallerde diploma, sağlık raporu ve adli sicil kaydı. Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde işe uygunluk sağlık raporu işe başlamadan önce alınmalıdır.
Çalışan SGK girişinin yapıldığını nasıl kontrol eder?
Çalışan e-Devlet üzerinden SGK hizmet dökümünü veya işe giriş bilgisini sorgulayabilir. İşverenin bildirge çıktısını özlük dosyasında saklaması da olası bir anlaşmazlıkta ispat kolaylığı sağlar.
İşe giriş evraklarını tamamlamak zor değil. Zor olan, doğru sırayla ve zamanında yapmaktır. SGK bildirgesini çalışma başlamadan verin, sağlık raporu ve İSG eğitimini işe başlamadan planlayın, sözleşmeyi ilk gün imzalayın. Gerisini ilk iki ay içinde kapatın.
Yeni çalışanın profili, özlük belgeleri ve ilk bordrosu Defterly İK'da bir arada. İlk 5 çalışan ücretsiz, kredi kartı gerekmez. Ücretsiz başla →